BKKBN Jabar Bersiap Memasuki ZI WBBM dengan ISO 9001:2015
Ada keinginan kuat dari pimpinan BKKBN Jawa Barat untuk mewujudkan reformasi birokrasi seutuhnya. Tak cukup puas dengan diraihnya predikat Zona Integaritas Wilayah Bebas Korupsi (WBK), kini BKKBN Jabar bersiap memasuki terminal akhir: Zona Integritas Wilayah Birokrasi Bersih dan Melayani.
Ada yang berbeda saat memasuki kantor Perwakilan Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional (BKKBN) Provinsi Jawa Barat di Jalan Surapati, Kota Bandung, sejak beberapa waktu terakhir. Begitu masuk gerbang, Anda akan disambut ucapan selamat datang. Bukan semata selamat datang di kantor BKKBN Jabar, melainkan selamat memasuki Zona Integritas Wilayah Bebas Korupsi (ZI WBK).
Tak hanya itu, wajah berbeda juga tampak dari simbol titik kumpul nyaris di tengah lapangan upacara. Saat bencana alam datang, simbol dengan warna dominan hijau itulah titik sentral untuk berkumpul sebelum kemudian mengikuti prosedur evakuasi. Di sisi lain, BKKBN Jabar kini menyediakan area parkir khusus untuk pengemudi perempuan (ladies parking). Tempatnya persis di samping kaveling parkir Kepala BKKBN Jabar.
Tak cukup sampai di situ, kini tersedia jalur khusus untuk memasuki gedung bagi menyandang disabilitas. Jalur khusus ini memapas tangga menjadi jalan datar dengan elevasi tak lebih dari 5-10 derajat. Melalui jalur ini, penyandang disabilitas pengguna kursi roda bisa dengan leluasa mengakses pintu utama.
Nah, rupanya ini yang paling menarik. Sejak beberapa waktu belakangan, lobi atau ruang tamu menyediakan minuman dan camilan. Tamu bisa memilih kopi atau teh sebagai teman menunggu. Semuanya cuma-cuma. Gratis.
“Kan enak kalau sambil menunggu bisa menikmati camilan. Bisa ngopi atau ngeteh. Itu salah satu bagian dari upaya kita dalam memberikan layanan prima kepada masyarakat, khususnya para tamu yang datang ke kantor,” ujar Kepala Perwakilan BKKBN Jawa Barat Fazar Supriadi Sentosa pada Jumat pagi sepekan sebelum pelaksanaan Rapat Kerja Daerah Bangga Kencana dan Percepatan Penurunan Stunting Jawa Barat.
“Kami juga membuat pesan-pesan jelas di bagian-bagian utama kantor berisi penegasan bahwa semua layanan publik di lingkungan BKKBN Jawa Barat tidak dipungut biaya. Secara formal, kami menyusun standar operational procedure (SOP) pelayanan publik secara bersih dan transparan,” Sekretaris Perwakilan BKKBN Jabar Irfan Indriastono menimpali.
Lebih dari itu, Surapati kini tengah menyiapkan secara serius untuk menerapkan standar manajemen mutu ISO 9001:2015. ISO 9001:2015 merupakan standar manajemen mutu yang dikeluarkan oleh International Organization for Standardization (ISO) yang berisikan persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi sebuah perusahaan atau organisasi dalam membentuk suatu quality management system.
Irfan menjelaskan, dengan berpedoman pada ISO 9001:2015, sebuah organisasi atau perusahaan dapat melakukan evaluasi apakah produk dan proses yang dilakukan dapat memenuhi keinginan atau persyaratan dari customer secara konsisten. Selain itu, penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015 juga dapat memastikan konsistensi mutu produk dan jasa yang dihasilkan sesuai dengan persyaratan perusahaan ataupun pelanggan serta mencegah terjadi kegagalan mutu produk atau jasa sepanjang proses produksi. Karena itu, manajemen mutu ISO 9001:2015 sejalan dengan visi BKKBN dalam memberikan layanan kepada masyarakat.
Fazar kembali menegaskan komitmennya untuk menerapkan reformasi birokrasi secara menyeluruh dengan menerapkan zona integritas wilayah bebas korupsi dan wilayah birokrasi bersih dan melayani (ZI WBK-WBBM). Jika tak ada aral melintang, BKKBN Jabar bakal mengajukan secara resmi predikat WBBM tahun ini. Sebelum ke sana, Surapati terus berbenah, baik penataan fisik maupun regulasi dan tentu saja sumber daya manusia (SDM).
“Targetnya tahun ini Jawa Barat meraih predikat WBBM. Ya, makanya kita terus melakukan persiapan. Habis ini kami undang Pak Irtama (Inspektur Utama, red) untuk melakukan assesmen. Dalam waktu dekat kami akan mengundang Ombudsman Jawa Barat. Ombudsman itu kan dia menjalankakan fungsi pemantauan pelayanan publik. Nanti kita minta evaluasi dari dia. Nanti Ombudsman mengevaluasi kekurangan kita, nanti setelah dievaluasi ini kurang naik, itu kita perbaiki. Setelah kita perbaiki, kita datangkan nanti yang dari pusat yang bagian wasnal (pengawasan internal, red) untuk melakukan assemen. Setelah semua masukan dan hasil evaluasi diperbaiki, baru kita ajukan ke Kementerian PANRB,” urai Fazar.
Dengan penataan yang tengah dijalani, Fazar optimistis pengajuan predikat ZI WBBM bakal dikabulkan. Jika itu terjadi, maka BKKBN Jawa Barat bakal menjadi perwakilan provinsi kedua yang sukses mengantongi predikat ZI WBBM. Saat ini baru Perwakilan BKKBN Jawa Timur yang berhasil meraih predikat WBBM. Adapun jika sertifikasi manajemen mutu ISO 9001:2015 berhasil diraih, maka Jabar bakal menjadi satu-satu perwakilan provinsi yang mengantongi sertifikat ISO 9001:2015.
Disinggung mengenai implikasi dari raihan predikat ZI WBBM dan sertifikat ISO 9001:2015, pejabat pimpinan tinggi pratama yang sempat berkarir sebagai petinju ini menegaskan bahwa raihan itu menunjukkan bahwa pelayanan publik di institusinya sudah berlangsung prima. Alasannya, predikat dan sertifikat tidak akan berhasil diraih jika pelayanan yang diberikan belum memadai.
“Ini menunjukkan kinerjanya sudah powerfull, sudah hebat. Itu yang paling penting itu. Jadi, kalau orang belum bekerja dengan sangat baik, dia gak bakalan dapat ZI WBBM,” tandas Fazar.
Dalam kesempatan berbeda sehari sebelumnya, Irfan Indriastono merinci langkah-langkah yang dilakukan BKKBN Jabar untuk meraih predikat ZI WBBM dan ISO 9001:205. Jauh sebelumnya, Irfan menyampaikan gagasannya saat mengikuti open bidding jabatan Sekretaris Perwakilan BKKBN Jawa Barat. Saat itu, Irfan menyampaikan identifikasi masalah terkait belum meningkatnya indikator pelayanan reformasi birokrasi yang dibuktikan dengan belum diprolehnya predikat ZI WBBM.
“Saat itu saya menyampaikan bahwa salah satu indikatornya belum meningkatnya reformasi birokrasi ditandai dengan belum memperoleh predikat ZI WBBM. Ini perlu persiapan dan upaya lebih konkret. Perlu intensifikasi dan fokus terhadap implementasi jenis layanan yang diberikan oleh BKKBN Jabar,” ungkap Irfan.
Dia lantas menawarkan solusi. Pertama, fokus kepada konteks pelayanan. Kedua, meningkatkan nilai Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (SAKIP) dan reformasi birokrasi dengan cara menerapkan pola sistem integritas, seperti mengelola whistle blower system (WBS), gratifikasi, laporan, dan pengaduan masyarakat serta konflik kepentingan.
Irfan lantas mencoba menyederhanakan konsep zona ZI WBK/WBBM. Merujuk portal resmi Kementerian Pemberdayaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi, zona integritas meliputi enam area perubahan. Keenam area itu meliputi manajemen perubahan, penataan tatalaksana, penataan manajemen SDM, penguatan akuntabilitas kinerja, penguatan pengawasan, dan peningkatan kualitas pelayanan publik.
Dari enam area perubahan, Irfan mengambil tiga poin utama. Tiga poin itu merupakan ruh terbangunnya zona integritas, meliputi kesiapan SDM, regulasi, dan dukungan sarana-prasarana.
“Tugas kita itu sebenarnya menyiapkan SDM. Bagaimana kita bekali mereka agar terpapar informasi, tidak melakukan praktik kecurangan. Tidak membuka ruang terjadinya gratifikasi atau korupsi. Kedua, kaitannya dengan regulasi. Di mana-mana ada tulisan ‘Tidak berbayar, tidak berbayar, tidak berbayar’. Harus dimunculkan. Nah, terakhir sarpras pendukung. Ini yang saya kira berat,” papar Irfan.
Dalam konteks SDM, Irfan mengingatkan pentingnya role model yang akan menjadi rujukan bagi yang lain. Role model ini penting sebagai agen perubahan (agent of change). BKKBN Jawa Barat telah memilih tiga orang pegawai sebagai role model, dengan dua di antaranya merupakan pegawai BKKBN berprestasi tingkat nasional.
Dia menambahkan, zona integritas terinspirasi dari konsep “island of integrity” yang merupakan praktik lebih jauh dari eksistensi pengembangan keilmuan administrasi publik dan tata kelola pemerintahan. Island of integrity merupakan suatu kondisi di mana unit kerja instansi pemerintah yang “imun” dan mampu memberikan tata kelola yang terbaik meskipun instansi pemerintah di sekitarnya didominasi oleh manajemen dan tata kelola yang buruk.
Bagaimana dengan manajemen mutu ISO 9001:2015? Irfan menilai prinsip manajemen mutu dapat diterapkan oleh manajemen puncak (top management) dalam rangka memimpin organisasi menuju kepada peningkatan kinerja. Prinsip manajemen mutu bertumpu pada tujuh pilar.
Pertama, customer focus. Fokus utama dari manajemen mutu adalah untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan berusaha melebihi harapan pelanggan. Kedua, leadership. Pemimpin di semua tingkatan menetapkan kesatuan tujuan dan arah dan menciptakan kondisi di mana orang yang terlibat dalam mencapai sasaran mutu organisasi. Ketiga, engagement of people. Penting untuk organisasi mempunyai semua orang yang kompeten diberdayakan dan terlibat dalam memberikan nilai.
Keempat, process approach. Hasil yang konsisten dan dapat diprediksi tercapai lebih efektif dan efisien bila kegiatan dipahami dan dikelola sebagai proses yang saling terkait yang berfungsi sebagai sistem yang koheren. Kelima, improvement. Organisasi yang sukses memiliki fokus yang berkelanjutan pada perbaikan.
Keenam, evidence based decision making. Keputusan berdasarkan analisis dan evaluasi data dan informasi adalah lebih baik untuk menghasilkan hasil yang diinginkan. Ketujuh, relation management. Untuk mempertahankan keberhasilan, organisasi mengelola hubungan mereka dengan pihak yang berkepentingan.
“Kami sedang berusaha mewujudkan tujuh pilar manajemen mutu tersebut. Ini semata-mata demi meningkatkan mutu pelayanan kepada masyarakat Jawa Barat,” pungkas Irfan. (N)
